EDIという単語に耳慣れない方も多いでしょうが、企業間の商取引において有効な通信手段のひとつであり、このEDIシステムを利用することにより、今まで電話やFAXなどの紙で行っていた取引業務を大幅に効率化することが可能です。
さらにEDIを上手く活用することができれば、さまざまなコストの削減にも繋げることができますので、今回はEDIを知らない方に向けて基礎のまとめをお伝えします。
EDIとは
EDIとは、「Electronic Data Interchange」の略で、契約書や受発注書、請求書など企業間の帳票発行業務を専用回線やインターネット回線を利用して自動で行うシステムになります。
それまで行っていた紙ベースの取引を電子データ交換に置き換えることにより、業務の効率化を図ることが可能で、主にBtoBで利用されており、物流関連の企業には不可欠なシステムとなっています。
EDIの一部にEOSというシステムがありますが、EOSとは「Electronic Ordering System」の略、「電子発注システム」のことであり、EOSはEDIの一部ともいえるシステムで、EDIの仕組みを使って発注業務を電子化することができます。
このEDIとEOSの違いは、取り扱うデータの範囲で、EDIが受発注業務を含め広い範囲の電子データを処理するのに対し、EOSは発注の電子化に特化しています。
EDIの種類とは
EDIを有効活用するためには通信方法・データ形式・識別コードなどのルールを取引先と事前に定める必要があり、そのルールによって主に３つの種類に分けられます。
導入の際はそれぞれの特徴をもとに、自社に合ったEDIを選んでいきましょう。
個別EDI
個別EDIとは、取引先ごとに通信を行うフォーマットや識別コードなどのルールを設定することで、取引先ごとそれぞれの仕様に対応するデータの変換システムを用意する必要があり、細かくルールを決められるなど自由度が高いというメリットがある一方、多くの取引先にEDIの活用を広げにくいデメリットがあります。
取引先の数が少ない企業に向いたEDIといえます。
標準EDI
標準EDIは異なる企業間でのデータ交換形式や規格を標準化したEDIで、フォーマットが標準化されているので、標準規格のEDIと自社システムをつなぐデータ変換システムを用意するだけで、同一の規格を利用する複数の企業との取引が可能になります。
標準EDI（業界ＶＡＮ）
業界VANは標準EDIの一形態で、取引先コードや商品コードを特定の業界に特化させたネットワークサービスです。
業界VANを使うことで、取引できる企業の数は減ってしまうものの、酒類・加工業界VANや、日用家庭用品業界VANなど同じ業界の異機種間接続を可能とします。
Web-EDIとは
Web-EDIとは、従来のEDIのように電話回線を使うものではなく、インターネット回線を使った新しいEDIで、インターネット環境さえあればスマートフォンやタブレットからでも利用できるクラウド型のシステムであるため、よりスピーディーな電子取引を可能とします。
このWeb-EDIの最大のメリットは、専用のシステムをインストールする必要がなく、ブラウザで利用できるため、従来のEDIに比べ、導入環境を気にせずスピーディーかつ低コストで導入が可能となります。
また、日々発展するインターネットの高度な暗号化通信を利用できるため、最新のセキュリティ対策をとることが可能ですが、Web-EDIは標準化されてないため、取引先がWeb-EDIに対応しているかを確認する必要があります。
Web-EDIは比較的簡単にカスタマイズを行うことができますが、取引先との通信プロトコルに互換性があるかどうか十分注意した上で、自社でWeb-EDIを構築したり、複数の通信プロトコルをサポートしているWeb-EDIを選んだりするようにしましょう。
EDIのメリット
EDI導入のメリットとして、主に以下の４つがあげられます。
業務の自動化
EDIを導入することにより、受発注書などの帳簿類を電子化してやり取りできるため、書類や伝票を印刷・郵送する手間やコストを削減することができます。
さらに会計システムや販売管理システムなどの基幹システムとEDIを連携することにより、取引に必要な帳票作成やデータの送受信などの自動化も可能になります。
ペーパーレス化によるコスト削減
EDIによる電子化によって請求書をはじめとするさまざまな書類のペーパーレスを促進できますので、従来のようにコピー用紙代や郵送代、ＦＡＸ通信費や人件費など送受信に関わるコストを削減できたり、書類保管場所の省スペース化にもつながります。
業務スピードの向上
EDIにより自動化やペーパーレス化がすすむと、業務効率化とともに業務スピードの向上も見込むことができます。さらにWeb-EDIであれば、高速な通信取引が可能となります。
データ品質の向上
EDIを利用することで手作業での伝票記入やデータ入力が不要になるため、人の手で行う業務がなくなり、業務の正確さが増し、データの品質や信頼度を向上できます。
EDIの注意点
EDIを導入する上での注意点として、取引先企業もEDIを導入している必要があることと、導入するEDIが互換性をもつシステムであることも重要になります。
EDIを導入している取引先が少ないと逆にコストがかかってしまう場合もあるため、費用対効果をしっかりと確認していきましょう。
まとめ
EDIには様々な種類があり、取引先によって通信形式や規格が異なるため、取引先との互換性に注意しながら自社にあったEDIを選択する必要がありますが、EDIを導入することで、業務の効率化だけでなく、ミスの軽減やコスト削減が可能になります。
自社や取引先の環境にあったEDIで、業務効率化を目指していきましょう。
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