店舗様のなかにはECサイトを複数管理しておられる方もおられると思います。
その共通の悩みといえばやはり運営するサイト数が多いほど受注・在庫・商品管理などの情報をまとめて管理したり一括処理を行ったりなどバックヤードの作業が多くなり、手間が増え作業が複雑化しやすくヒューマンエラーによるミスにも繋がりやすくなることと言えると思われます。
そこで、ネクストエンジンやCROSS MALLのようなネットショップの一元管理システムを導入することにより解決ができます。
今回は導入するにあたりメリット・デメリットを詳しく説明をしていきたいと思います。
一元管理とは
一元管理とは本来データや情報を一箇所にまとめ、管理方法を統一する、ヒト・モノ・金・情報という4つの経営資源が一元管理の対象ですが、ECサイトにおける一元管理は、複数運営しているショップの受注・在庫・商品管理などの情報をまとめて管理することをいいます。
運営するショップをすべて同じ管理画面で管理・処理できれば、バックヤードの作業を減らせるため、簡略化やミス防止に効果的であることは言うまでもないでしょう。
一元管理のメリット
ECサイトにおける一元管理の大きなメリット、それは作業効率が向上することでしょう。
経営者と管理者、現場の作業時間を大きく短縮してくれるだけでなく、受注管理・在庫管理・商品管理のそれぞれの面でメリットがあります。
受注情報を管理できる
例えば複数のECサイトやネットショップから受けた注文を、管理ステータスごとにまとめて対応することが可能になりますので、 受注完了なのか、入金待ちなのか、それとも配送完了なのか、いつどのような内容を受け付けているかなどが全サイト分ステータス管理から簡単に把握でき、すべての受注情報を横断した検索もできるため、問い合わせやクレームの放置を未然に防げます。
また、複数モールからの受注を一元管理することで、データの多角的な分析が可能です。
在庫情報を管理できる
複数モールで管理している在庫情報を管理することができるので、短時間で複数モールの在庫情報を一括更新できます。
例えば扱いの難しい、在庫の少ない商品や一点物の商品でも複数モールで販売できるので、商材の幅が広げられるでしょう。
さらに二度手間やミスを防ぐことを可能にするなど一元管理は情報の行き違いを防ぐことにも繋がります。
進捗状況や在庫情報を並行して確認できることで、お客さまからの受注案件の問い合わせにも迅速に対応することが出来ます。
確認作業の手間を省略できるので、事務対応においても非常に強みになります。
商品情報をまとめて管理できる
商品情報、商品画像、カテゴリ情報などの沢山の編集情報を一元管理することで、データベースに情報を登録、複数モールで一括反映したり、データベース化することで、膨大な情報の中から必要な情報を見つけやすくなります。
ECサイト関係者全体で情報共有ができる
ECサイトによって管理者や担当者が違う場合でも、複数ショップを一元管理をしていれば、関係者がすべてのショップ情報を把握できます。
このため別ショップの関係者同士であっても同じ情報を共有できるため、コミュニケーションがスムーズになります。配置異動や重要情報の連絡なども容易になります。
一元管理のデメリット
上述した通り一元管理にはメリットがありますが、使い方を誤れば、やはりデメリットも生じてしまいます。
一元管理することで生じる複雑化
複雑な仕組みを行うと、利用者の低減や情報の混乱を招くことになり、そうなると一元管理が行えなくなってしまうケースも見られます。
また入力項目が多くなり、逆に手間が増える場合もあります。
どの部分を一元管理するのか、どの部分は個別に管理するのか、その見極めもとても重要になります。
導入コストがかかる
一元管理を適用するためにはシステムやサービスを導入する必要がありますが、そのときにコストが発生します。これは費用的なものだけでなく、導入や慣れるまでに要する時間などもコストのひとつとなりますので、タイミングを見て導入しないと、大きな負担となる恐れがあります。
セキュリティ意識を高めないといけない
一元管理により、担当サイト以外のデータや情報も見れるようになりますのでセキュリティ意識を高めることが必要です。
情報漏えいは人的ミスによるものがほとんどです。データや情報を容易に管理できるようになるからこそ、ひとりひとりが意識を高めなければなりません。
まとめ
複数のネットショップを運営していれば、在庫管理や工数削減のためにも一元管理システムが便利です。
それぞれの管理画面を移動することなく一括して作業ができるため、バックオフィスに要する時間を減らせる反面、導入コストやセキュリティ面の問題などの欠点もありますので、安易に利用せずに関係者の間でしっかりと検討することが大切です。
効率的なネットショップ運営のためには、便利なシステムを上手く活用する必要があります。
一元管理システムはその一例あり、自社に合ったシステムを利用して、ネットショップ運営をより良いものにしましょう。
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