「RPA」という言葉を近年よく目にされる方も多いのではないでしょうか。
RPAとは業務効率化や生産性向上を実現するテクノロジーとしてRPAが注目を集めており、多くの民間企業や自治体での導入が進んでいます。
目次
本記事では、RPAとは何かという基本知識についてご紹介し、AIなどほかのテクノロジーとの違いやRPA導入のメリットとデメリットに関しても解説していきます。また、RPAツールの選び方のポイントもご紹介するため、RPAの導入を検討している、RPAのことがよく分からないという方は、ぜひご一読ください。
RPAとは
RPAは、「Robotic Process Automation」の略語であり、事務の一連作業を自動化できるソフトウェアロボットです。
「事務作業」といっても、メールに添付されてきた商品データをまとめたExcelファイルの内容を、基幹システムの商品登録マスタにコピー＆ペーストして転記する作業や、FAXで届いた発注書の内容を手入力でEDI（電子データ交換）システムに入力する作業などさまざまな作業が行われています。
こういった定型・反復性の高い業務は、RPAを活用することで飛躍的に効率化することが可能となり、人為的ミスの予防や生産性の向上が大幅に見込めます。
AIとの違い
RPAとAIと混同されやすいですが、AIとは、「Artificial Intelligence」の略語で、人工知能のことを指します。
一般的には、機械に人間と同じような知能を持たせたソフトウェアのことで、ビッグデータという膨大なデータベースをもとに、コンピュータが自ら判断する仕組みで、人間の頭脳のように、何かを判断することが主な役割であるため、単体で活用されることは少なく、他のソフトウェアに組み込まれて役割を果たすソフトウェアとなっています。
RPAは、ルール通りに動き業務を自動化するシステムそのものを指しており、業務における判断基準やルールは利用する人間が定め、RPAが自ら判断して動くことはありません。
業務内容を覚え、それを自動的に繰り返すことがRPAの基本的な仕組みですので、決められた一定のルーティンワークに適しています。
マクロとの違い
Excelマクロも1つの作業工程を記憶して自動化する点は同じですが、Excelマクロは基本的にはExcel内での作業しか自動化できません。
RPAの場合は複数のアプリケーションを自動化することができます。
操作を記録して定義できるため、多様なアプリケーションを連携させて、広範囲のアプリケーション操作を複合的に自動化することが可能です。
botとの違い
botとの大きな違いとしては活用場面が全く違うということです。
botとは人の会話や行動をシミュレーションするツールとして活用されており、botはRPAと重複する部分もありますが、活用場面が限定されやすく、人とコミュニケーションを取ることに特化しています。
対してRPAはデスク上の事務作業専門のツールとなっており、人とコミュニケーションを取る業務には向いていません。
RPAのメリット
RPAを導入することで労働環境が改善され、今まで行っていた定例業務の負担が減り、業務を高速化することができます。
定例業務がなくなる
RPAは、事務作業の中でも定型的で反復性の高い業務を得意とするソフトウェアロボットであるため、今まで従業員の方が行っていた定例作業を代行して行うことができます。
イレギュラーが発生しない業務は大半が自動化することが可能で、従業員は定例業務を行う必要がなくなり、人とコミュニケーションを取る業務やアイデアを出す業務など、定例業務によって後回しになっていた業務に注力することが可能です。
労働環境が改善される
RPAを導入することで、労働環境が大幅に変わります。
定例業務をRPAが代行することで、人が行うべき作業時間そのものが減るので残業時間の削減につながります。
さらに作業面では人的作業が減ると同時に人的ミスを減らすことができ、データ入力など人の手で行う場合は、打ち間違えや見間違いなどによりミスが生じてしまう可能性がありますが、ルールをしっかり定義しておけば、限りなくゼロに近い状態にできるのです。
業務が高速化する
RPAはロボットなので365日24時間稼働することができるため、大量のデータ処理を人の手でさばくよりも早く休むことなく処理できるため、業務スピードが驚くほど高速化します。
伝票の処理やデータ入力などの定例業務が終わらないと次の業務に移ることができないケースも業務スピードがはやくなることで、業務全体の流れを効率化できます。
また、データで処理することでペーパーワークがなくなるため、余計な紙を使用する必要がなくなり、資料を保管するスペースを確保する必要がなくなるでしょう。
人的リソースを最適化できる
RPAを活用し、自動化できる単純業務はロボットに代行してもらうことで、その分の人的リソースを他の業務に割くことができるようになりますので、人手不足に悩む企業は、最低限の従業員で効率よく最高のパフォーマンスが実現します。
また、売上に直結するような重要な業務に対して、十分な人的リソースを割くことができるようになるため、サービス・商品の質が改善し、結果的に売上の増加を期待できるでしょう。
事業拡大につながる
RPAは定例業務を得意とするロボットソフトウェアのため、RPAに定例業務を任せて従業員は今まで費やしていた時間をもっと利益を生み出す業務や基本的に難易度の高い専門知識を必要とする業務コア業務へのリソースに力を注げるでしょう。
また、従業員を育てることに時間を費やすこともできるので、戦略的に事業を拡大していくことができるでしょう。
RPAのデメリット
担当者に属人化しやすい
RPAの運用を一部の担当者に任せっきりにしてしまうと、新たな属人的業務が生まれてしまう恐れがあるため注意が必要です。
どういうことかというと、RPAの自動化に携わった担当者しか内容を把握しておらず、変更があっても修正できないといったトラブルにつながりやすくなります。
さらにRPAに必要なプログラミング技術を理解している場合でも、他者が作成した自動化プログラムを修正するのは時間がかかります。
担当者の知見を広く共有して管理しなかったり、担当者が業務内容を個人的な判断で変更した際に属人化が起きる可能性が高くなりますので共有化は徹底しましょう。
業務フローが変わる可能性も考慮する
RPAを導入することで業務は効率化できますが、RPAを効率的に稼働させるために業務フロー全体の見直しが発生する可能性がある点には留意する必要があります。
業務フローが変わると現場のスタッフに負担がかかることもありますので、現場の作業スタッフの理解が必要です。
現場のスタッフの理解が得られないままにRPAの導入を進めてしまうと、かえって導入コストが無駄になってしまう可能性がありますので、RPAを導入する際は現場を主体として現在困っていること、改善したい業務などを洗い出してもらいましょう。
そのうえで、RPAを導入すると業務フローがどのように変わるかを考えてもらい、無理なく導入できそうなのかを判断し、納得したうえで導入を進めるとスムーズになります。
RPAツールの選定には注意を払う
RPAの選定時のポイントですが、RPAにはツールによってはプログラミングスキルが必要なものがあり、また、使いやすいRPAツールを選ぶには直感的に操作できるものを選ぶとともに、ユーザーインターフェースやユーザーエクスペリエンスが優れているかどうかもチェックしましょう。
そのため、可能であればツールの無料トライアル期間などを活用して、自社の従業員に適したUI/UXかどうか、操作性は合っているかなどを確認しておくことをおすすめします。
まとめ
RPAは非常に便利なツールですが、メリットとデメリットを理解したうえで導入することが大切です。
なによりも現場のスタッフには何故導入するのか、導入することでどのような効果がもたらされるのかを理解してもらわないと独りよがりになりますので注意しましょう。
ぜひRPAの導入を検討してみてください。
この記事を書いた人
ECマーケティング事業部マネージャー/コンテンツ編集担当/通販エキスパート資格
元システムエンジニア。BtoBからBtoC案件、動画制作スタッフとしてクライアントの売上改善や業務改善をサポート。
社内では営業改善、マーケティングを担当。多くのスキルと幅広い経験を活用してWEB業界に従事。
様々なジャンルにチャレンジしています。
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